1. Verwerkingsverantwoordelijke
Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG is:
- The AI Group B.V. (h.o.d.n. ai.nl)
- Europalaan 400, 3526 KS Utrecht
- KvK-nummer: 90078241
- E-mail: info@ai.nl
- Telefoon: 030 207 2234
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van het contact dat je met ons hebt, kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:
- Contact- en identificatiegegevens: voor- en achternaam, functie, organisatie, e-mailadres, telefoonnummer, postadres.
- Inhoud van communicatie: berichten, offertes, opdrachtbevestigingen, feedback en correspondentie.
- Financiële en factuurgegevens: facturatieadres, BTW-nummer, bankrekeningnummer, betalingen.
- Technische en gebruiksgegevens: IP-adres, browsertype, apparaattype, bezochte pagina’s, klikgedrag, referrer en tijdstempels (via cookies en vergelijkbare technieken).
- Account- en deelnemersgegevens: gegevens die nodig zijn voor deelname aan een keynote, training, workshop of evenement.
- Marketingvoorkeuren: nieuwsbriefinschrijvingen, opt-ins en uitschrijvingen.
Wij verwerken in beginsel geen bijzondere of gevoelige persoonsgegevens. Als je deze toch met ons deelt (bijvoorbeeld bij een trainingsaanvraag), verzoeken wij je dat te beperken tot wat strikt nodig is.
3. Doeleinden en grondslagen
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:
- Uitvoering van de overeenkomst: het opstellen van offertes, plannen en uitvoeren van keynotes, workshops, trainingen, consultancy en het verzorgen van facturatie. Grondslag: uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG).
- Communicatie: beantwoorden van vragen, contactaanvragen en klachten. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en/of gerechtvaardigd belang.
- Wettelijke verplichtingen: bewaren van administratie en facturen voor de fiscus. Grondslag: wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG).
- Marketing en nieuwsbrief: versturen van onze nieuwsbrief, uitnodigingen en commerciële informatie aan klanten en geïnteresseerden. Grondslag: gerechtvaardigd belang (bestaande klanten) of toestemming (nieuwe contacten). Je kunt je altijd uitschrijven via de link onderaan elke mailing.
- Website-analyse en verbetering: meten van bezoek en gebruik van ai.nl om onze dienstverlening te verbeteren. Grondslag: gerechtvaardigd belang en/of toestemming (cookies).
- Beveiliging en fraudepreventie: beveiligen van onze systemen en voorkomen van misbruik. Grondslag: gerechtvaardigd belang.
- Promotie en referentie: opname van klantnamen en -logo’s op een referentielijst, tenzij anders overeengekomen (zie ook artikel 15 van onze Algemene Voorwaarden). Grondslag: gerechtvaardigd belang.
4. Cookies en vergelijkbare technieken
ai.nl maakt gebruik van functionele, analytische en (mits toestemming) marketingcookies. Functionele cookies zijn nodig voor de werking van de site. Analytische cookies geven inzicht in websitegebruik. Marketingcookies worden uitsluitend geplaatst nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven en kunnen worden gebruikt om relevante content en advertenties te tonen. Je kunt je voorkeuren te allen tijde aanpassen via de cookie-instellingen in je browser.
5. Met wie delen wij gegevens?
ai.nl deelt persoonsgegevens uitsluitend met derden voor zover dat noodzakelijk is voor de hierboven genoemde doeleinden of als wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Het kan gaan om:
- Verwerkers die in onze opdracht diensten verlenen, zoals hosting, e-maildiensten, CRM, marketingautomatisering, betaaldienstverleners, boekhouding en analytics. Met deze partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten.
- Samenwerkende ondernemingen binnen The AI Group (waaronder The Automation Group B.V., Proxies en eBrain.ai) wanneer dat nodig is voor de uitvoering van een opdracht of een gezamenlijk aanbod, op basis van een passende grondslag.
- Bevoegde autoriteiten wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.
Wij verkopen je persoonsgegevens nooit aan derden.
6. Doorgifte buiten de EER
ai.nl verwerkt gegevens bij voorkeur binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Wanneer dat niet mogelijk is — bijvoorbeeld omdat een leverancier (deels) buiten de EER opereert — zorgen wij voor passende waarborgen, zoals door de Europese Commissie goedgekeurde Standard Contractual Clauses (SCC’s) en aanvullende technische en organisatorische maatregelen.
7. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of voor zover wettelijk verplicht. Indicatieve termijnen:
- Offerte- en contactaanvragen zonder vervolg: maximaal 24 maanden na laatste contact.
- Klant- en opdrachtdossiers: tot 7 jaar na afronding van de opdracht (fiscale bewaarplicht).
- Facturen en administratie: 7 jaar (artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen).
- Nieuwsbriefgegevens: totdat je je uitschrijft.
- Loggegevens en cookies: conform de cookiebanner en gangbare termijnen, doorgaans maximaal 24 maanden.
8. Beveiliging
ai.nl neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Daaronder vallen onder meer toegangscontrole, versleuteling van verbindingen (TLS), back-ups en interne beleidsregels rondom omgang met data.
9. Jouw rechten
Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:
- recht op inzage in de persoonsgegevens die wij van je verwerken;
- recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens;
- recht op verwijdering (“recht om vergeten te worden”), voor zover dit niet in strijd is met onze wettelijke bewaarplichten of een dwingend gerechtvaardigd belang;
- recht op beperking van de verwerking;
- recht op gegevensoverdraagbaarheid;
- recht van bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang of direct marketing;
- recht om een eerder gegeven toestemming in te trekken.
Je kunt een verzoek indienen via info@ai.nl. Wij reageren in beginsel binnen vier weken. Wij kunnen je vragen je identiteit aan te tonen voordat wij het verzoek in behandeling nemen. Indien je vindt dat wij je verzoek niet correct afhandelen, heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
10. Geautomatiseerde besluitvorming
ai.nl neemt geen besluiten over personen op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking met rechtsgevolgen of andere aanmerkelijke gevolgen.
11. Minderjarigen
Onze dienstverlening richt zich op zakelijke gebruikers en is niet bedoeld voor personen jonger dan 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust gegevens van minderjarigen zonder toestemming van een ouder of voogd.
12. Wijzigingen
ai.nl behoudt zich het recht voor deze Privacy Policy van tijd tot tijd te wijzigen, bijvoorbeeld bij gewijzigde wet- en regelgeving of nieuwe diensten. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij je actief.
13. Contact
Heb je vragen over deze Privacy Policy of over de manier waarop wij met je gegevens omgaan? Neem dan contact met ons op via info@ai.nl of telefonisch via 030 207 2234.
The AI Group B.V. · Europalaan 400, 3526 KS Utrecht · KvK 90078241